Não é a primeira vez que falamos sobre o “pomodoro”:http://blog.areacriacoes.com.br/2009/11/23/pomodo-e-pomodoro-technique aqui no blog.

Ultimamente tenho recebido muitas dúvidas de pessoas interessadas em entender mais o que é e como funciona a técnica. Então resolvi traduzir um post que explica de forma sucinta os conceitos desta forma de concentrar que mudou a minha vida.

O post original pode ser lido em: Abundance Blog

The pomodoro Technique – transformando o tempo em seu aliado

Quando Francesco Cirillo era um universitário em Roma lutando por se manter em uma tarefa, ele decidiu criar um técnica de administração de tempo que deveria ajudá-lo a melhorar sua concentração e aguçar seu foco. Estas eram as ferramentas que tinha em mãos:

• Papel;
• Caneta; e
• um timer de cozinha em formato de tomate (“*pomodoro*” é tomate em Italiano).

A primeira vista, a técnica pomodoro, que é como Francesco chamou o sistema que inventou, parece muito com timeboxing. Com timeboxing, você decide sobre um período específico de tempo, geralmente de vinte minutos a uma hora, durante a qual você trabalha em exclusivamente uma determinada tarefa. Uma vez que o tempo está acima, você pode optar por dedicar um outro Timebox para essa tarefa, ou você pode optar por ir fazer outra coisa.

O básico da técnica pomodoro:

• Escolha uma tarefa.
• Ajuste seu timer para 25 minutos (estes 25 min é chamado de “o *pomodoro*”).
• Trabalhe na tarefa até o timer despertar então marque um “X” em sua planilha de papel na frente da tarefa.
• Descanse por 5 minutos. Quando os 5 minutos terminarem, continue trabalhando, pomodoro por pomodoro, até a tarefa estar completa.
• Quando completar a tarefa, você pode riscá-la de sua lista. Então parta para a próxima tareaf.
• Depois de quatro pomodoros, faça um intervalo longo (de 15 a 30 minutos).

Explicando a técnica com mais detalhes abaixo.

O processo – cinco estágios

Existem cinco estágio envolvido na técnica do pomodoro:

1. Planejamento no inicio de cada dia: você vai listar as atividade que planeja completar neste dia em sua lista de to-do’s.
2. Faça os registros ao longo do dia para que você possa ver em quais atividades você está gastando seu tempo, e quanto tempo demora para completar cada uma.
3. Armazene seus resultado ao fim do dia para criar um arquivo de como você está gastando seu tempo
4. Ao fim do dia processe seus registros para transformar dados puros em observações.
5. Faça uma revisão de como você está gastando seu tempo e faça decisões sobre como você pode melhorar.

O que você vai precisar

• Um timer de cozinha (você também pode usar um software).
• Uma caneta.
• Uma planilha de To-Do (veja um exemplo aqui).
• Um inventário de tarefas (veja um exemplo aqui).
• Uma planilha de registros (os estágios de “Registrar”, “Processar” e “Revisar” são todos nesta planilha).

As regras do pomodoro

Estas são as regras que você deve seguir para aplicar a técnica do pomodoro:

• Um pomodoro é indivisível (sempre tem 25 minutos de duração).
• Se você começa um pomodoro e se distrai para começar a trabalhar em uma outra tarefa, este pomodoro não conta e você não pode marcar um “X”.
• Se você completa uma tarefa antes dos 25 minutos terminarem, continue revisando o resultado desta tarefa até o timer tocar. Se você completar a tarefa em 5 minutos ou menos e uma revisão não terá valor, apenas não conte esta como um pomodoro.
• Quando o timer tocar, pare de trabalhar mesmo se você achar que pode completar a tarefa trabalhando por mais alguns poucos minutos.
• Durante seus 5 minutos de intervalo tente fazer algo bom para você: beber água, alongar, fechar os olhos, e por aí vai. Estes pequenos intervalos permitem sua mente “desconectar” da tarefa que você está trabalhando e assimilar o que você aprendeu. Isso permite que você se sinta vivo e pronto para mais um pomodoro.
• Se a tarefa toma mais de 5 ou 7 pomodoros, quebre-a. Por exemplo, se você colocou “Escrever um artigo” em sua lista de tarefas e tomou mais que 5 ou 7 pomodoros para escrever o artigo, tente quebrá-la em nas seguintes tarefas: conduzir uma pesquisa para o artigo; criar um esboço inicial; escrever o primeiro rascunho; escrever o rascunho final; editar e revisar o artigo.
• Se uma tarefa dura menos que um pomodoro, veja outras tarefas pequenas e agrupe-as em um pomodoro.
• Quando o pomodoro começa, você deve se concentrar nesta tarefa que está trabalhando até o timer tocar. Você está treinando a si mesmo para se manter focado na tarefa em 25 minutos por vez.
• Durante o intervalo longo você pode ir a máquina de café, checar seu correio de voz, olhar emails, e por aí vai.
• Também use os intervalos longos para para re-focar. Pergunte a si mesmo se você gastou suas últimas duas produtivamente. Se não, dê uma olhada em sua lista de tarefas e empenhe-se mais para concluir as coisas.

Como lidar com interrupções

Interrupções pode ser internas ou externas. Agora vamos aprender como lidar com elas:

Interrupções internas

Interrupções internas são aquelas que vem de dentro de você: você sente uma urgência imediata de olhar seu email ou Twitter, você decide olhar algo na internet que você esteve pensando, você se lembra de alguém que precisa ligar, decide limpar sua mesa, e etc.

Sempre que você sentir uma vontade de tirar sua atenção da tarefa em mãos, coloque um apostrofo (’) na planilha que você registra seus pomodoros. Então faça o seguinte:

• Escreve a nova tarefa na planilha de To-Do em uma área para “Não planejadas & Urgentes” se for algo que você realmente precise fazer neste dia.
• Escreve na planilha do “Inventário de Tarefas” se for algo que pode ser feito em outro dia.

Deve que você tiver feito isto, volte a tarefa que você estava trabalhando e continue nela até o timer tocar. Se você marcou algo “urgente”, você vai precisar fazer isto neste dia, e provavelmente a um custo sobre outra tarefa que você tinha planejada para o dia.

Interrupções externas

Interrupções externas ocorrem quando um telefone toca, alguém bate na porta ou um colega entra no seu escritório. Quando isto ocorrer, marque um traço (-) na planilha onde você registra seus pomodoros.

Para interrupções externas, aplique a estratégia de “Informar, Negociar e Ligar”. Que é, informar a pessoa qu você está no meio de uma tarefa e negociar uma rápida remarcação do motivo. Então aplique o mesmo procedimento para uma interrupção iterna. Por último, certifique-se de retornar a pessoa como foi combinado.

Registrar, Processar, e Revisar – Melhore como você usa o tempo

O que você registra depende depende do que você quer observar e os tipos de relatórios que deseja gerar. Uma opção é definir uma meta para ser capáz de determinar com precisão quanto tempo demora para você completar tarefas que executa com frequência.

Para continuar com nosso exemplo de escrever um artigo, você pode querer registrar quantos pomodoros levou para completar cada uma das tarefas:

• Quantos pomodoros são gastos para pesquisar sobre o artigo?
• Para criar um esboço inicial?
• Escrever o primeiro rascunho?
• E escrever o rascunho final?
• Finalmente, quantos pomodoros são gastos para editar e revisar o artigo?

Quando você souber quanto é gasto em cada uma destas tarefas, você pode tentar melhorar seu tempo. Talvez após analisar seus registros vai perceber que gasta que toma um longo um tempo para pesquisar artigos. Você pode definir uma meta de gastar menos tempo em pesquisa e pensar formas de fazer isto.

Outra opção é definir linhas claras para seguir, como por exemplo: “Eu vou devotar 2 pomodoros para pesquisa e então eu vou escrever o artigo com a informação que eu tiver no momento.”

Quando você revisar seu registros você pode perceber que está gastando tempo de mais em atividades que não são realmente importantes, e negligenciando outras que vão manter você próximo do seus objetivos a longo prazo.

Você também pode perceber que está gastando tempo em atividades necessárias, mas que você não levou em conta quando planejou seu dia. Isto vai lhe dar uma ligação valiosa sobre para onde o seu tempo está indo.

Conclusão

É notável que no começo você vai encontrar dificuldade em se concentrar em uma tarefa por 25 minutos por vez, especialmente se você tem problemas de atenção. Francesco tranquiliza o leitor muitas vezes dizendo que em sua técnica, “o próximo pomodoro vai ser melhor”.

Você pode comprar o livro The Pomodoro Technique no Amazon, ou fazer download do PDF gratuito que detalha a técnica.